Descripción
Este trámite te permite solicitar por anticipado dinero para organizar , actividades propia de la dependencia , escuela y/o centro de la Universidad , como por ejemplo ; compra de equipo; compra de material, contratación de servicios, viáticos , entre otros; en base a parámetros autorizados de los fondos federales así como los de recursos propios. Se considera gastos de viaje los correspondientes a traslados que realiza personal de la universidad para asistencia a una comisión , Congreso y/o seminario fuera de la ciudad , estado o país , los cuales pueden ser : (boletos de avión, taxis, autobús, peajes, combustible, etc.), alimentación (restaurantes) y hospedaje (hoteles, casas de asistencia, hostales, etc.). Para compra de equipo, material y/o servicios se puede solicitar un monto de hasta $27,334.24 + IVA para recursos propios y $26,886.00 para recursos federales.
Requerimientos
- Caratula Preregistro (Formato)
- Recibo de Gastos por comprobar (Ejemplo)
- Detalle de conceptos (Formato)
- Soporte o Evidencia *
- Soporte de evento, trípticos, invitación, convocatoria, etc.
- Para Materiales y Servicios incluir una cotización
- Formato de Presupuesto de Gastos a Comprobar (Formato) o Presupuesto de Viáticos (Formato)
- En caso de viáticos formato de Oficio de Comisión (Formato)
Notas importantes
- Tienes 10 días hábiles para la comprobación de tus gastos una vez entregado el cheque o efectivo, en caso de ser un evento tienes 10 días hábiles después la conclusión del mismo.
- En caso de que el trámite sea para apoyo de un alumno, el beneficiario deberá ser un maestro de la escuela o facultad, al cuál se le aplicarán los derechos y obligaciones de dicho trámite.
- Si es compra de equipo y/o material el monto máximo que puedes solicitar es de $27,334.24 + IVA para recursos propios y $26,886.00 para recursos federales.
Pasos a seguir
1. Trámita tu solicitud de Gasto a Comprobar del área Administrativa de tu Escuela, Facultad o Dependencia en el sistema SITArmoniza.2. Valida que cuentes con suficiencia presupuestaria. Si no es así realiza las adecuaciones presupuestales necesarias para proceder con tu solicitud. Comunícate con el área de Presupuestos para cualquier duda.
3. Dirígete a la opción de Menú SITArmoniza -> Gasto por comprobar de la parte superior.
4. Captura la información que se te solicita
- 1. Proyecto
- 2. Beneficiario
- 3. Deudor
- 4. Descripción
5. Especifica el detalle de conceptos en tu solicitud. Dirígete al área Revisora (Cuentas por Cobrar o Convenios), según sea el caso si tienes alguna duda de que concepto debes especificar en el trámite.
- 1. Concepto(s)
- 2. Subtotal
- 3. Iva
- 4. Total
6. Carga tus documentos de Soporte si es necesario de acuerdo al Manual de Procedimientos.
7. Imprime el formato de Detalle de Conceptos, generada por el sistema. (ejemplo)
8. Imprime el Recibo de Gastos por Comprobar (Ejemplo)
9. Imprime los documentos de soporte.
10. En caso de que el detalle de Conceptos incluya el COG de viáticos llenar el formato de Transparencia.
11. Captura e imprime el Formato de Presupuesto de Gastos a Comprobar (Formato ) o Presupuesto de Viáticos en caso de viáticos (Formato )
12. En caso de Viáticos captura e imprime el formato de Oficio de Comisión (Formato) en caso de viáticos
13. Dirígete a la opción de Menú Preregistro -> Alta de la parte superior para crear la carátula de tu Trámite.
14. Captura la Indormación que se te solicita:
- 1. Expedientes Gestor
- 2. CC Correo
- 3. Dependencia VU
- 4. Tipo (IdSA)
- 5. Referencia (IdSA)
- 6. Tipo de Trámite
- 7. Descripción
15. Imprime la Caratula generada (Ejemplo)
16. Reúne toda la información descrita en los pasos anteriores:
- Detalle de Conceptos (Paso 7)
- Recibo de Gastos por Comprobar (Paso 8)
- Documentos de Soporte (Paso 9)
- Formato de Presupuestos de Gastos a Comprobar o Presupuesto de Viáticos (Paso 11).
- Formato de Oficio de Comisión en caso de viáticos. (Paso 12)
- Carátula Preregistro. (Paso 15)
Recomendaciones adicionales de tus amigos de la Tesorería
- No tener adeudos vencidos (Se refiere a no haber comprobado en el tiempo establecido trámites solicitados con anterioridad).
- Solicita tu factura el mismo día en que realices el pago. En caso de no ser posible emitir tu factura en el mismo día adjunta tu ticket de compra.
- Cuando solicites tu factura, asegúrate que te entreguen en electrónico tu factura (Formato PDF y formato XML).
- Revisa que los datos de tu factura sean correctos.
- Facturas por concepto de bebidas alcohólicas no serán aceptadas, evita facturar dichas bebidas.
- Las facturas de comida no incluyen propinas.
- Tramita las facturas de tu peaje.
Datos de Facturación Universidad Autónoma de Coahuila UAC730403446 Boulevard Venustiano Carranza sin número Colonia República. CP 25280 Saltillo, Coahuila México. (Imprime aquí)
Preguntas frecuentes
¿Quiénes pueden solicitar gastos a comprobar?R: Puesto que al otorgarte el recurso económico se crea un adeudo a tu cuenta, solo los empleados de base activos en nómina pueden solicitar gastos a comprobar.
¿Con cuanta anticipación debo presentar mi solicitud?R: Requerimos de al menos 15 días para poder procesar tu solicitud, por lo que te pedimos amablemente planees tu compra o viaje para poder atenderte en tiempo y forma.
¿Cuánto tiempo tengo para comprobar mis gastos?R: Tienes 10 días hábiles para entregar tu comprobación de gastos debidamente integrada una vez realizada tu compra o después de la conclusión del evento (Se tomará en cuenta la fecha de entrega del cheque).
¿Cuál es el tope máximo para gastos de viaje?R: De acuerdo al manual de la Tesorería General, los montos máximos autorizados para gastos de viaje se especifican en el Manual de Procedimientos.
¿Puedo solicitar gastos de viaje para mi y mis compañeros?R: Si varias personas van a viajar juntos, es posible que uno de ellos haga el trámite a nombre del grupo. Para ello deberá presentar en el presupuesto de gastos de viaje la lista del personal que conforma el grupo (Formato de Gasto de Viaje). La persona que tramite los gastos de viaje quedará con el adeudo correspondiente a todo el grupo, y será responsable de comprobar el monto total del recurso otorgado, por lo que recomendamos que cada viajero haga su propia solicitud.
¿Cuál es el monto máximo que puedo solicitar para gastos a comprobar (que no sean viáticos)?R: Para la compra de equipo el monto máximo autorizado para gastos a comprobar es de $27,334.24 + IVA para recursos propios y $26,886.00 para recursos federales.
¿Si requiero una compra mayor al monto especificado para equipo y/o material, que necesito?R: En caso de que la compra exceda de $27,334.24 + IVA para recursos propios y $26,886.00 para recursos federales para compra de equipo y/o material, se tendrá que tramitar la solicitud a través de la Coordinación General de Adquisiciones. Para más información sobre los requerimientos que solicita la Coordinación de Adquisiciones.
¿Cuándo puedo pasar por el cheque generado en mi solicitud?R: Es nuestra responsabilidad dar seguimiento al trámite de tu solicitud, por lo que te informaremos (por correo electrónico) cuando tu solicitud haya sido concluida satisfactoriamente y puedas pasar a cobrar tu gasto a comprobar, o en su defecto si fue rechazada la solicitud y la razón del rechazo.
¿Quién me puede informar sobre el estado de mi solicitud?R: Con el folio de tu solicitud y número de expediente, puedes checar el estatus por internet en nuestro sistema de información de tramites de la tesorería (SITArmoniza) . si cuentas con un smarthphone o Tablet con acceso a Internet, puedes utilizar el código QR impreso en el acuse de recibo que te entregamos. O si te parece más conveniente, puedes llamar al (844) 4381601, indicándonos el folio de tus solicitud y con mucho gusto te informaremos el estado que guarda tus solicitud.