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Descripción

Al final del año la dependencia, escuela y/o centro de la universidad deberá entregar este trámite con la finalidad de cierre del fondo y del adeudo adquirido que solicitó al inicio del año por este concepto antes de la fecha de cierre anual del Techo financiero, ya sea con documentos (trámite de cierre) o efectivo (para reintegro) Los conceptos autorizados de fondo revolvente son:

• Material de Oficina
• Material de Computo
• Material de Limpieza
• Material de laboratorio y Medico
• Servicios de impresión
• Servicios de Alimentos por labores extraordinarias y/o servicios para eventos académicos, culturales y deportivos.
• Mantenimiento menor de vehículos oficiales asignados propiedad de la U.A. de C.
• Mantenimiento menor de mobiliario y edificios.
• Servicios de arrendamiento de equipo de oficina, equipo y/o automóvil.

Conceptos NO autorizados de fondo revolvente son:

• Tarjetas para celulares
• Combustible
• Viáticos

Requerimientos

• Póliza de comprometido ( Ejemplo )
• Caratula Preregistro ( Ejemplo )
• CFDI(s) impresos y cargados en el sistema SITArmoniza firmado(s) por el director o titular de la dependencia con justificación de gasto en la parte inferior de la Factura. ( Ejemplo ), ( Ejemplo )
• Método de pago: PUE. (En caso de CFDI con método de pago PPD anexar el complemento de pago correspondiente y subirla a SITArmoniza)
• Uso de CFDI: AG03 Gastos en General
• Forma de pago: 01 En Efectivo
• Verificación fiscal impresa de cada una de los CFDI emitidas por la página del SAT. ( Ejemplo )
• Relación de Comprobantes ( Ejemplo )
• Detalle de conceptos ( Ejemplo )
• Soporte o Evidencia *

* En caso que aplique según el manual de Procedimientos

Notas importantes

• No se deberán incluir facturas con fecha anterior de tu última reposición.
• No olvidar que al final del año se reintegrara este adeudo con documentos y/o efectivo para su liberación.

Pasos a seguir

1. Trámita tu solicitud de Cierre de Fondo Revolvente del área Administrativa de tu Escuela, Facultad o Dependencia en el sistema SITArmoniza.
2. Valida que cuentes con suficiencia presupuestaria. Si no es así realiza las adecuaciones presupuestales necesarias para proceder con tu solicitud. Comunícate con el área de Presupuestos para cualquier duda.
3. Dirígete a la opción de Menú SITArmoniza -> Cierre de Fondo Revolvente de la parte superior.
4. Captura la información que se te solicita

• Proyecto
• IdSA Origen
• Deudor
• Descripción

5. Carga todas tus facturas y el detalle de cada una. Dirígete al área Revisora (Glosa), según sea el caso si tienes alguna duda de que concepto debes especificar en el trámite.

• CFDI
• Concepto(s)
• Subtotal
• Iva
• Total

6. Carga tus documentos de Soporte si es necesario de acuerdo al Manual de Procedimientos.
7. Imprime el formato de Detalle de Conceptos, generada por el sistema. ( Ejemplo )
8. Imprime la relación de Documentos, generada por el sistema ( Ejemplo )
9. Imprime cada uno de los archivos PDF de tus CFDI(s) que cargaste incluyendo su verificación en el SAT ( Ejemplo ), ( Ejemplo )
10. Imprime los documentos de soporte
11. Autoriza la solicitud de trámite (Responsable del Proyecto).
12. Una vez autorizado el trámite imprime la póliza de comprometido que te genera el sistema. ( Ejemplo )
13. Dirígete a la opción de Menú Preregistro -> Alta de la parte superior para crear la carátula de tu Trámite.
14. Captura la Indormación que se te solicita:

• Expedientes Gestor
• CC Correo
• Dependencia VU
• Tipo (PM)
• Referencia (Póliza Comprometido)
• Tipo de Trámite
• Descripción

15. Imprime la Caratula generada ( Ejemplo )
16. Reúne toda la información descrita en los pasos anteriores:

• Detalle de Conceptos (Paso 7)
• Relación de Documentos (Paso 8)
• PDF CFDI (Paso 9).
• Verificación de SAT (Paso 9).
• Documentos de Soporte (Paso 10).
• Póliza de Comprometido (Paso 12).
• Carátula Preregistro (Paso 15).

17. Dirígete a la Ventanilla del Departamento correspondiente (Glosa) para entregar los documentos y dar inicio a tu solicitud de pago. Nota: Si tu solicitud requiere firma y sello de activo fijo o resguardo, deberás presentarte antes al Departamento de Activo Fijo para que tu solicitud de Pago ingrese a Tesorería completo.

Recomendaciones adicionales de tus amigos de la Tesorería

• Para comprobar los gastos solo se aceptaran facturas electrónicas CFDI (.pdf y .xml).
• Solicita tus facturas el mismo día en que realices algún pago. Para cada factura adjunta tu ticket de compra.
• Cuando solicites tu factura electrónica, asegúrate que tu cuenta de correo es correcta y que te entreguen los archivos .xml y .pdf.
• Revisa que los datos de tu factura sean correctos.
• Ten a la mano siempre los datos de facturación de la UAdeC y revisa que cuando te facturen no existan errores en los mismos

Datos de Facturación Universidad Autónoma de Coahuila UAC730403446 Boulevard Venustiano Carranza sin número Colonia República. CP 25280 Saltillo, Coahuila México. (Imprime aquí)

P: ¿Puedo hacer comprobaciones parciales de mi fondo?

Sí, puedes hacer comprobaciones parciales y totales de tu fondo revolvente, para que tengas la cantidad asignada disponible para futuros gastos.

P: ¿Qué pasa si tengo comprobantes de gasto que no son facturas electrónicas?

R: De acuerdo al artículo 29 y 29-A del código Fiscal de la Federación (CFF), para que un gasto sea válido deberá estar amparado con una factura electrónica (archivos .xml y .pdf), por lo que los recibos, notas, tickets y cualquier tipo de comprobante que no esté acompañado de un CFDI no podrá ser utilizado como comprobante de gastos y el monto correspondiente no podrá ser reintegrado a tu Fondo Revolvente.

P: ¿Cómo solicito un reembolso en caso de que haya tenido que gastar más de mi Fondo Revolvente?

R: No se podrá reintegrar una cantidad mayor al tope establecido de tu Fondo Revolvente.

P: ¿Quién me puede informar sobre el estado actual de mi trámite?

R: Con el folio de tu solicitud y número de expediente, puedes checar el estatus por internet en nuestro sistema de información de tramites de la tesorería (SITArmoniza). Si cuentas con un smarthphone o Tablet con acceso a Internet, puedes utilizar el código QR impreso en la caràtula de preregistro, o si te parece más conveniente, puedes llamar al 844.438.1601, indicándonos el folio de tus solicitud y con mucho gusto te informaremos el estado en que se encuentra tu solicitud.