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Descripción

A través de este trámite la dependencia deberá solicitar su Apertura de Fondo Revolvente al inicio del año cuando el techo financiero sea liberado, dicho fondo estará destinado para atender las necesidades propias de la dependencia, escuela y centro de la Universidad. en compras menores y urgentes para la operación de la misma. Los conceptos autorizados de fondo revolvente son:

• Material de Oficina
• Material de Computo
• Material de Limpieza
• Material de laboratorio y Medico
• Servicios de impresión
• Servicios de Alimentos por labores extraordinarias y/o servicios para eventos académicos, culturales y deportivos.
• Mantenimiento menor de vehículos oficiales asignados propiedad de la U.A. de C.
• Mantenimiento menor de mobiliario y edificios.
• Servicios de arrendamiento de equipo de oficina, equipo y/o automóvil.

Conceptos NO autorizados de fondo revolvente son:

• Tarjetas para celulares
• Combustible
• Viáticos

Requerimientos

• Caratula Preregistro (Ejemplo)
• Oficio de solicitud de Apertura de Fondo Revolvente autorizado por Subdirección Administrativa de la Tesorería General.
• Resguardo del Fondo Revolvente firmado por el responsable (Ejemplo).
• Detalle de conceptos (Ejemplo)
• Formato de Labores Extraordinarias en caso de que aplique por gastos de alimentos. (Formato )
• Provisionar en el techo financiero el monto autorizado del fondo para que proceda la cancelación del fondo revolvente al cierre del año

Notas importantes

• Al liberar el fondo revolvente al inicio del año el reponsable queda como deudor en dicho fondo .
• Es importante que al final del año presente su tramite de cierre de fondo revolvente para cancelar el adeudo adquirido.
• Los gastos de alimentos extraordinarios deberán de venir acompañados del formato de Labores Extraordinarias .
• No se deberán incluir facturas con fecha anterior de tu última reposición.

Pasos a seguir

1. Tramita tu solicitud de Apertura de Fondo Revolvente del área Administrativa de tu Escuela, Facultad o Dependencia en el sistema SITArmoniza.
2. Dirígete a la opción de Menú SITArmoniza -> Apertura de Fondo Revolvente de la parte superior.
3. Captura la información que se te solicita

• 1. Proyecto
• 2. Beneficiario
• 3. Deudor
• 4. Descripción

4. Especifica el detalle de conceptos en tu solicitud. Dirígete al área Revisora (Cuentas por Cobrar o Convenios), según sea el caso si tienes alguna duda de que concepto debes especificar en el trámite.

• 1. Concepto(s)
• 2. Subtotal
• 3. Iva
• 4. Total

5. Carga tus documentos de Soporte si es necesario de acuerdo al Manual de Procedimientos.
6. Imprime el formato de Detalle de Conceptos, generada por el sistema. (Ejemplo)
7. Imprime el Resguardo de Fondo Revolvente (Ejemplo)
8. Imprime los documentos de soporte.
9. Anexa copia del Oficio de Solicitud de Apertura de Fondo Revolvente.
10. Captura e imprime el Formato de Labores Extraordinarias en caso de gasto por alimentación. (Formato)
11. Dirígete a la opción de Menú Preregistro -> Alta de la parte superior para crear la carátula de tu Trámite.
12. Captura la Información que se te solicita:

• 1. Expedientes Gestor
• 2. CC Correo
• 3. Dependencia VU
• 4. Tipo (IdSA)
• 5. Referencia (IdSA Apertura de Fondo Revolvente)
• 6. Tipo de Trámite
• 7. Descripción

13. Imprime la Caratula generada (Ejemplo)
14. Reúne toda la información descrita en los pasos anteriores:

• Detalle de Conceptos (Paso 6)
• Resguardo de Fondo Revolvente (Paso 7)
• Documentos de Soporte (Paso 8)
• Oficio de Solicitud (Paso 9)
• Formato de Labores Extraordinarias (Paso 10)
• Carátula Preregistro. (Paso 11)

15. Dirígete a la Ventanilla del Departamento correspondiente (Cuentas por Pagar) para entregar los documentos y dar inicio a tu solicitud de pago. Nota: Si tu solicitud requiere firma y sello de activo fijo o resguardo, deberás presentarte antes al Departamento de Activo Fijo para que tu solicitud de Pago ingrese a Tesorería completo.

Recomendaciones adicionales de tus amigos de la Tesorería

• No tener adeudos vencidos.
• Solicita tu factura el mismo día en que realices el pago. En caso de no ser posible emitir tu factura en el mismo día adjunta tu ticket de compra.
• Cuando solicites tu factura, asegúrate que te entreguen en electrónico tu factura (Formato PDF y formato XML).
• Revisa que los datos de tu factura sean correctos.
• Facturas por concepto de bebidas alcohólicas no serán aceptadas, evita facturar dichas bebidas.
• Las facturas de comida no incluyen propinas.
• Tramita las facturas de tu peaje.

Datos de Facturación Universidad Autónoma de Coahuila UAC730403446 Boulevard Venustiano Carranza sin número Colonia República. CP 25280 Saltillo, Coahuila México. (Imprime aquí)

P: ¿Es obligatorio aperturar el fondo al inicio del año ?

R:Sí, porque ya que debe eso depende la disponibilidad del dinero desde el inicio de la apertura del techo financiero.

P: ¿Quién debe de solicitar la apertura?

R: Los que van a fungir como responsables de dicho fondo.

P: ¿Cómo solicito un reembolso en caso de que haya tenido que gastar más de mi fondo revolvente?

R: No se podrá reintegrar una cantidad mayor al tope establecido de tu fondo revolvente.

P: ¿Quién me puede informar sobre el estado actual de mi trámite?

R: Con el folio de tu solicitud y número de expediente, puedes checar el estatus por internet en nuestro sistema de información de tramites de la tesorería (SITArmoniza) . si cuentas con un smarthphone o Tablet con acceso a Internet, puedes utilizar el código QR impreso en el acuse de recibo que te entregamos en la ventanilla única. O si te parece más conveniente, puedes llamar al (844) 4381601, indicándonos el folio de tus solicitud y con mucho gusto te informaremos el estado que guarda tus solicitud.